Orderstatussen in het ERP
In ons ERP systeem hebben wij verschillende statussen.
Hierdoor kan je de voortgang van de order volgen.
Per status is er een eigenaar voor de handeling die erbij hoort.
In de matrix lees je welke statussen je tegen komt en wat er mee gedaan mag worden.
Je kan de volgende statussen tegen komen bij de orders:
01.Nieuw
Dit is de status die aangeeft dat een order in het aanmaakproces zit, er wordt hier niks gereserveerd, besteld en de klant ziet de order niet.
In de meeste gevallen gaat de order hier vanzelf doorheen omdat de afronding en controles al in de desbetreffende webshop gedaan zijn.
V orders staan hier wel in totdat de medewerker hem fysiek doorzet.
Eigenaar website orders: IM
Eigenaar handmatige orders: betreffende collega
02. Invoer compleet
Deze status krijgen alle orders die vrijgegeven worden door het kanaal.
Hier worden allerhande checks op de info gedaan, en als de info klopt zal de order automatisch doorgaan.
Eigenaar: IM
03. Kredietcheck
Alle orders waarbij er gekozen wordt voor kopen op rekening belanden in deze status.
De administratie zal beoordelen of de klant voldoet aan de voorwaarden om op rekening te kopen.
Komt de klant niet door de check dan wordt er verzocht anders te betalen.
Eigenaar: Administratie
04. Krediet check akkoord
De automatische vervolg status van goedkeuring in 03.
Eigenaar: IM
Eigenaar: Administratie
06. Wijzigen
Indien er een wijziging in een order gedaan moet worden zal deze naar 06 gezet worden.
Wanneer de order in deze status staat zal er niks naar de klant gecommuniceerd worden en er wordt geen inkoop of reservering gedaan.
Het is dus noodzaak dat je na het wijzigen de order door zet.
Eigenaar : Klantenservice of Sales
11. Verkoop controle
Onder bepaalde in het systeem gestelde condities komt een order in deze controle status.
Er wordt dan gecontroleerd of er extra handelingen nodig zijn voor deze order of klant.
In deze status wordt er wel gereserveerd, maar de voorraad in het systeem wordt niet aangepast, de status moet beoordeeld worden om de order door te laten gaan.
Het resultaat is dat de voorraad afgehaald wordt van de inkoopbehoefte en er is dus een voorraad tekort voor de volgende order.
Je mag een order dus niet in deze status laten staan
Eigenaar : Klantenservice of Sales
12. Assemblage controle
Wanneer een order een assemblagevorm bevat dan zal een order na de verkoopcontrole status in 12. komen.
In deze status zal team assemblage de producten controleren op samenwerking en waar nodig contact opnemen met de klant.
Eigenaar : Assemblage
14. Verkoop controle akkoord
De automatische vervolg status van goedkeuring in 11.
Eigenaar: IM
16. Assemblage akkoord
De automatische vervolg status van goedkeuring in 12.
Eigenaar: IM
18. Wachten op betaling
Wanneer een order in deze status staat, dan dient er een betaling gedaan te worden voor verzending.
Dit kan doordat de klant heeft gekozen voor vooruitbetaling of er is een wijziging gedaan met bijbetaling.
Als de betaling is verwerkt door de administratie dan zal de order vanzelf doorgaan.
Eigenaar : Klantenservice of Sales
20. Wachten op producten
Deze status geeft aan dat nog niet volledig gereserveerd is.
Het is een automatische status waarbij de order vanzelf doorgaat bij reservering van alle producten.
Eigenaar : Afhankelijk van de vraag, benader eerst je coördinator
21. Dropshipment levering
Deze status heeft een order als we gekozen hebben voor dropshipment, maar de verzending nog niet bevestigd is.
Het is een automatische status waarbij de order vanzelf doorgaat bij reservering van alle producten.
Eigenaar : Afhankelijk van de vraag, benader eerst je coördinator
31. Verzamelen
Als alle producten binnen zijn gekomen voor een order dan gaat de order automatisch naar deze status.
Er wordt dan een magazijn verzending voorbereid zodat het magazijn weet dat ze de order kunnen gaan verzamelen.
De kans is vrij groot dat in de komende uren de order verzamelt gaat worden, als je nog wil wijzigen dan heeft het dus spoed.
Eigenaar : Magazijn
32. Pick
De orders in deze status staan op de pickroute van het magazijn.
Er is dus een magazijn medewerker bezig met de orders verzamelen die in deze route zitten.
Wijzigen kan alleen nog na overleg met het magazijn.
Eigenaar : Magazijn
37. Service
Word gebruikt wanneer het magazijn heeft verzameld maar de order is een gevolg van een servicemelding is.
Er staat dan een servicemelding op de order, en na verzameling gaat de order naar het service team.
Zij zullen dan met deze order de servicemelding verder afhandelen.
Eigenaar : Service
40. Wachtrij assemblage
Alle onderdelen in de bestelling zijn op voorraad, verzameld en uit gescand door het magazijn. De bestelling staat nu in de wachtrij van de assemblage afdeling.
In deze status mag je geen wijzigingen in de order meer door voeren. Wil de klant nog wijzigingen hebben dan moet je dit met de assemblage afdeling overleggen.
Eigenaar : Assemblage
41. Wachtrij test
De computer is geassembleerd en staat in de wachtrij om getest te worden. In deze fase is het niet meer mogelijk om nog onderdelen te laten wijzigen. Een computer staat doorgaans nooit lang in deze status (minder dan één werkdag)
Eigenaar : Assemblage
42. In test
De computer is geassembleerd en wordt getest op werking en indien nodig wordt het besturingssysteem geïnstalleerd. In deze fase is het niet meer mogelijk om nog onderdelen te laten wijzigen. Een computer staat doorgaans nooit lang in deze status (gemiddeld één werkdag). Na deze fase wordt de bestelling verzendklaar gemaakt (verzending of naar de afhaalkluis)
Eigenaar : Assemblage
43. Inpak
Nu het systeem compleet geassembleerd en getest is, staat hij klaar voor een extra veilige verpakking.
Onze inpakspecialisten zullen het systeem met zorg inpakken, voorzien van opvulmateriaal en de begeleidende stickers.
Eigenaar : Assemblage
70. Annuleren
Orders de geannuleerd zijn staan in deze status.
De reden van annulering kan verschillen, de reden wordt in de notities ingevuld.
Dit zodat er waar nodig later te onderzoeken is waarom klanten annuleren
Het is niet meer te herstellen.
Eigenaar : IM
80. Niet leverbaar
Op deze handmatige status plaatsen we orders als er een product niet meer leverbaar is.
De melding van niet meer leverbaar moet komen vanuit inkoop
Het betreft een handmatige status, een order komt hier niet vanzelf in of uit.
Eigenaar : Klantenservice of Sales
81. Block
Deze status geeft orders weer waarbij het handmatig aanpassen van de status niet is goed gegaan.
Je kan dit oplossen door de order naar 06 te zetten en daarna weer verder te zetten.
Eigenaar : Afhankelijk van de vraag, benader eerst je coördinator
90. Klaar voor afhalen
Hier vind je de orders die door het magazijn zijn verzameld om af te halen.
Deze status blijft staan totdat de order is verwerkt bij de afhaalbalie
Eigenaar : Klantenservice of Sales
91. Verzonden door leverancier
Na het verwerken van de verzendbevestiging van de dropshipment zal de order naar de status gaan.
Het "uitscannen" gebeurt in deze orders niet door het magazijn, dus het moet op basis van de info van de leverancier.
Eigenaar : Inkoop
95. Verzonden
Als de order is uitgescand door het magazijn dan komt er een verzendlabel uit de printer en de order gaat automatisch naar deze status.
Om 23:15 komt PostNL de pakketten ophalen en daarna zal het pakket traceerbaar zijn.
De factuur komt een paar uur later vrij. Er is niks meer aan te passen in de order hierna
Eigenaar : Klantenservice of Sales
96. Afgehaald
Na het verwerken van afhaal order (verzenden + factureren) zal de order naar 96 gaan.
Er is niks meer aan te passen in de order hierna.
Eigenaar : IM
