Opleidingsplan Klantcontact

Help de klant komt iets ophalen!

ik kom mijn order afhalen

De vraag is simpel, maar de status van de order niet altijd gelijk.
Het is van belang dat we controleren waar in het proces de klant in de auto is gestapt om de order op te halen.

• Na het plaatsen van de order, want alles was op voorraad
  De kans is vrij groot dat de order dan nog niet verzameld is, je kan de order laten verzamelen door het magazijn. De klant mag dan even plaats nemen. Dit duurt een minuut of 10.
• Na het ontvangen van een orderbevestiging.
  De kans is vrij groot dat de order dan nog niet verzameld is, je kan de order laten verzamelen door het magazijn. De klant mag dan even plaats nemen. Dit duurt een minuut of 10.
  
• Na het ontvangen van een afhaalbewijs.
  De order ligt normaliter in de afhaalkluis.

Vraag de klant om het ordernummer die in de mail staat die ze ontvangen hebben., hebben ze die niet dan om postcode en huisnummer.
Je kan nu in het ERP systeem de order opzoeken, en daarna de order als hij verzameld is ophalen in de afhaalkluis.
De order ligt In de afhaalkluis alfabetisch gesorteerd op:

• Eerste letter op Bedrijfsnaam (B.V. etc uitgesloten)
• Eerste letter van de achternaam mits er geen bedrijf op staat

Stappenplan afhandelen afhaalorder

Als je de order op de afhaalbalie hebt liggen kan je over naar het afhandelen van de order.
Om te zorgen dat de afronding probleemloos verloopt hebben we een stappenplan voor je om te volgen:

1. Zet de stempel op de pakbon en vul deze helemaal in (muv evt biljetten)
   
2. Controleer samen met de klant of de order compleet is en alle producten de juiste zijn. Vink de producten af op de bon.
3. Controleer of er extra handelingen zijn:
   - Is het op rekening, dan controleren of het de contactpersoon is. Zo niet dan vragen bij de coördinator
   - Is het een order die naar het buitenland gaat, dan moeten er waarschijnlijk documenten worden ingevuld. Vraag de coördinator om hulp
4. Verwerk de order als hij compleet is in de computer.
   let er op dat je het juiste bedrag verwerkt.(tip lees voor welk bedrag het is en vraag de klant te bevestigen dat het klopt)
5. Laat de klant de bon aftekenen.
6. Print indien gewenst de factuur voor de klant

Je bent nu in de meeste gevallen klaar, je kan de producten nu meegeven, de bon in het bakje leggen en over naar de volgende klant.

K(l)opt de kas

Bij Azerty accepteren we ook contant, en dan moet de kas kloppen.
Omdat we met meerdere mensen op 1 dag in de kas werken hebben we 3 momenten waarop je de kas moet controleren.

Voor het openen van de afhaalbalie, bij de overdracht naar de avonddienst en aan het einde van de werkdag.
Om een goed kloppende kas te hebben moeten er een paar dingen gedaan zijn.

1. Geld kassa koppen en tellen
   Tel al het geld dat in de kassa lade zit. 
   Briefgeld moet je koppen, dat wil zeggen dat alle briefjes met dezelfde kant boven en naar je toe liggen.
   (Dit moet voor het storten, dus je bespaart je collega's een boel tijd door het al voor ze te doen.)
2. Invullen Kassa telling
   Kas telstrook
   Vul bij het item "Kassa" per getelde valuta in hoeveel er in de kassa lade zit
   Vul geteld door in, datum en tijd gaat vanzelf
3. Geld afroom box balie koppen en tellen
   Tel al het geld dat in de zwarte afroom box zit. 
4. Invullen zwarte box telling
   Vul bij het item "Afgeroomd in zwarte cash box" per getelde valuta in hoeveel er in zit
   Vul geteld door in, datum en tijd gaat vanzelf
5. Geld afroombox kluis koppen en tellen (alleen in de ochtend)
   Tel al het geld dat in de grijze afroom box zit. 
6. Invullen grijze box telling (alleen in de ochtend)
   Vul bij het item "Afgeroomd in grijze cash box" per getelde valuta in hoeveel er in  zit
   Vul geteld door in, datum en tijd gaat vanzelf